fredag 20 oktober 2017
Headere16

Skapa en effektiv ledningsgrupp

Det blir allt mer komplex att driva business - oavsett bransch. Därför är det populärt att företag sätter samman en ”ledningsgrupp” som träffas regelbundet - så är det även inom gymbranschen. Men hur skapar du en effektiv ledningsgrupp?

En definition på en ledningsgrupp kan låta - "detta forum är ett antal ledande personer inom en organisation, inklusive dess chef, vilka på ett planerat sätt arbetar i gruppform för att effektivisera företagets utveckling”. Det handlar alltså om att hjälpa chefen att skapa sig en övergripande bild av verksamheten och vilka behov som måste uppfyllas för en fortsatt utveckling.

Vem ska ingå i en ledningsgrupp
Att bli medlem i en ledningsgrupp betraktas ofta som ett prestigeuppdrag. Men det innebär också skyldigheter och ansvar. Ledningsgrupper är sällan särskilt stora. Mellan fyra och sju personer är oftast den den optimala storleken. I en sådan grupp finns den samlade kompetens som krävs samtidigt som alla får komma till tals. Deltagarna i ledningsgruppen är oftast fasta men vid speciella tillfällen kan olika specialister bjudas in för att delta i diskussionerna som ska forma ett beslutsunderlag.

Det räcker inte med att ha en fungerande grupp med trevlig stämning - det handlar mer om att vara effektiva i sina beslut. Ledningsgruppen behöver innehålla personer som har olika egenskaper som tillsammans blir en stor resurs för företaget. Enligt professor Ichak Adizes, chef för Adizes Institute, krävs fyra olika ledarstilar för att skapa en framgångsrik ledningsgrupp:

• Produceraren - som driver på och ser till att något blir gjort.
• Administratören - som ser till att saker och ting dokumenteras, att det finns regler och att de följs.
• Entreprenören - som presenterar visioner, töjer på vad som är möjligt och inspirerar till nya idéer.
• Integreraren - som arbetar för att skapa team-känsla, gruppdynamik och trivsel.

Tänk därför på, har ni personer med liknande kunskaps- och ansvarsområden, kan gruppens effektivitet ökas genom att man väljer personer med ledarstilar som kompletterar varandra.

Vill du ha en effektiv ledningsgrupp måste du skapa ett ”kultur” där medlemmarna behandlar varandra med respekt. Alla måste våga ställa ”dumma” frågor, erkänna sina brister och misstag samt kunna presentera nya ”stora” idéer utan att bli utskrattade. Om inte medlemmarna i ledningsgruppen verkligen känner att deras insats gör en skillnad tappar de snabbt sin motivation och mötet blir snabbt meningslöst.

Ledningsgrupp

Ledningsgruppens olika funktioner
Ledningsgruppen ska inte fördjupa sig i den dagliga verksamheten utan istället forma de framtida satsningarna. Strategiska beslut kräver ett helt annat tankesätt och typ av diskussion än frågor som rör den dagliga verksamheten.

Många som tidigare varit med om att sitta i ”ledningen” lyfter fram att det kan vara oklarheter kring syftet och vad gruppen egentligen har för roll. De menar att möten utförda av ledningsgruppen kan snabbt fastna i petitesser och olika avdelningsansvariga tänker mer på sig själv och sitt team än på företaget som en helhet. Istället krävs att ledningsgruppens arbetar med förberedande underlag, struktur och verkligen vågar att ta beslut.

Ineffektiva ledningsgruppsmöten kommer vanligast från dåliga förberedelser. Oftast baserat på att det inte finns en tydlig agenda där prioriteringarna är klara. Olika frågor som ska debatteras har olika viktighet i hur de påverkar verksamhetens utveckling. Därför måste ledningsgruppen prioritera de ”viktigaste frågorna” som verkligen tillför ett värde.

En annan stor brist på ett ledningsmöte är att inget underlag för diskussioner och beslut har skickas ut i förväg. Genom att förmedla ut beslutsunderlag i god tid före ledningsmötet kan var och en sätta sig in i de frågor som står på dagordningen. Ett möte existerar för att fatta viktiga beslut och inte för att lyssna på långdragna presentationer - deltagarna måste komma pålästa. Markera gärna det material som ska läsas in före mötet med termer som - ”endast för information”, ”för diskussion och debatt” eller ”för beslut om åtgärd”.

På detta sätt blir det tillräcklig tid till mötets viktigaste funktion - analys och diskussioner kring aktuella ämnen där ett beslut ska bestämmas. Men att fatta beslut är en sak, att se till att alla är överens om vad som egentligen har beslutats är en annan. Därför är det viktigt att besluten är så tydliga att ingen i gruppen kan missuppfatta dem.

Tänk också på att en frågeställning har sällan endast en bra lösning - oftast finns det minst tre lösningar. För att ta ett strategiskt riktigt beslut behöver alla alternativ presenteras, därefter noggrant utvärderas för att sen göra ett slutligt urval.

Platschefen är den viktigaste personen
Oberoende av vem som ingår i ledningsgruppen så är alltid chefens agerande och attityd helt avgörande för hur gruppen kommer att fungera. En skicklig chef kan se och ta tillvara de olika gruppmedlemmarnas kunskaper och personligheter. Chefen sätter ribban på hur förberedd man ska vara inför mötet, höjer kraven och styr debatten så att fokus alltid blir på det som verkligen är viktigt.

Ledningsgruppen är i första hand ett rådgivande organ - som tar fram fakta och underlag för beslut - men det slutliga beslutet fattas av chefen. Därför behöver aldrig ledningsgruppen vara överens om alla frågor. Oavsett om ditt gym har en VD eller en platschef - det är den personen som är ytterst ansvarig för besluten som tas. Men om ett beslut går emot en medlem i ledningsgruppen måste han eller hon visa sig trogen till företaget och till fullo stödja det beslut som är fattat. Det handlar om att alltid se från perspektivet som är bäst för verksamheten i stort. Om en person i ledningsgruppen inte lojalt kan acceptera ett beslut finns det bara ett alternativ - att ej längre vara med i ledningsgruppen.

Kommunicera ut besluten till övriga anställda
En ledningsgrupp ska fatta tydliga beslut som sen ska presenteras för de medarbetare som berörs för att allt ska kunna genomföra. Det ska framkomma vilka åtgärder som ska vidtas och hur dessa kommer att påverka både kunderna och de anställda. Den berörda personalen måste också få en redogörelse för bakgrunden till ”varför” beslutet är taget - annars kan förtroendet för ledningsgruppen snabbt försvinna.

Just hur man förmedlar ut informationen från ledningsmötet är en utmaning - dålig kommunikation är ett av ledningsgruppernas största problem. Besluten kan förmedlas via mejl, intranät, individuella möten eller större personalträffar. Undersökningar visar att det räcker inte med att ge ut denna information vid ett tillfälle. Budskapet måste upprepas för att en förändring ska genomföras till fullo.

Björn Johansson

Fler och fler gymägare känner att det är tufft att ensam försöka sig på att driva ett framgångsrikt gym. Det är nästan omöjligt att vara expert på allt som krävs. Det tar tid att kunna lära sig av alla sina misstag och ännu längre tid att ta reda på vad som gjorde ett annat gym så framgångsrikt.

Lösningen är istället att anlita en mentor med lång erfarenhet, nytänkande och färdiga verktyg som du kan implementera direkt. Söker du en mentor? Kontakta Björn Johansson idag - en av Nordens ledande konsulter inom affärsutveckling.

Email Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den.

Våra partners